Risorse Ospedaliere

Perché le risorse ospedaliere sono importanti nella preparazione a tutti i rischi

Gli ospedali occupano una posizione unica in qualsiasi disastro o emergenza di sanità pubblica. Sono contemporaneamente la destinazione per i malati e i feriti, una potenziale fonte di aumento della domanda e — in eventi come epidemie di malattie infettive o incidenti con vittime di massa — una risorsa che può essa stessa essere sopraffatta. Per i coordinatori della preparazione, i gestori delle emergenze e i professionisti della sanità pubblica, avere a portata di mano i giusti materiali di riferimento non è una formalità burocratica; è la differenza tra una risposta coordinata e una caotica.

Questa pagina raccoglie le principali risorse focalizzate sugli ospedali consigliate e gestite dal Center for Preparedness Education. Si concentra sull’Hospital Incident Command System (HICS) — il quadro che la maggior parte degli ospedali statunitensi utilizza per organizzare la propria risposta alle emergenze — insieme agli adattamenti per le strutture più piccole e agli ausili operativi che rendono il sistema utilizzabile in tempo reale.

Punti chiave

• L’HICS è l’adattamento specifico per gli ospedali dell’Incident Command System (ICS) ed è la spina dorsale della gestione delle emergenze ospedaliere negli Stati Uniti.
• La Quinta Edizione dell’HICS è stata pubblicata dalla California Emergency Medical Services Authority (EMSA) il 30 maggio 2014 e rimane un riferimento ampiamente utilizzato per il comando degli incidenti ospedalieri.
• Gli ospedali piccoli e rurali spesso non possono dotare di personale l’intera struttura ICS, pertanto schede d’azione (job action sheets) ridotte e un organigramma IMT semplificato sono strumenti essenziali.
• Gli ausili operativi per lo staff di comando, lo staff generale e gli specialisti medico-tecnici traducono il quadro in checklist azionabili durante un incidente.
• Il Center for Preparedness Education mantiene questi documenti e può rispondere a domande su come applicarli nella propria struttura.

Comprendere l’HICS e il suo ruolo nella gestione delle emergenze ospedaliere

L’Hospital Incident Command System è un quadro di gestione degli incidenti standardizzato, per tutti i rischi, progettato specificamente per l’ambiente sanitario. Adatta il più ampio Incident Command System (ICS) — il sistema di gestione utilizzato dai vigili del fuoco, dai servizi EMS, dalle forze dell’ordine e dalla sanità pubblica — alle realtà di un ospedale: priorità cliniche, continuità dell’assistenza al paziente, obblighi normativi e la necessità di coordinarsi con agenzie esterne come i dipartimenti di gestione delle emergenze e di sanità pubblica.

L’HICS fornisce agli ospedali un linguaggio comune e un organigramma comune. Quando un ospedale attiva l’HICS, stabilisce una struttura di comando definita con un Incident Commander, uno Staff di Comando (Public Information Officer, Safety Officer, Liaison Officer e spesso uno Specialista Medico/Tecnico) e uno Staff Generale organizzato nelle sezioni Operazioni, Pianificazione, Logistica e Finanza/Amministrazione. Questa struttura si espande o si contrae a seconda delle dimensioni e della durata dell’evento.

Il valore dell’HICS non risiede nella documentazione, bensì nella prevedibilità. Quando un incidente con vittime di massa, un rilascio di materiali pericolosi o una nuova malattia infettiva arrivano alla porta del pronto soccorso, il personale formato sull’HICS sa già chi è responsabile, come fluiscono le informazioni e come richiedere le risorse. Tale familiarità riduce il carico cognitivo durante i momenti di massimo stress di una risposta.

Il quadro viene mantenuto e periodicamente rivisto. La Quinta Edizione dei materiali HICS è stata ufficialmente rilasciata dalla California Emergency Medical Services Authority (EMSA) il 30 maggio 2014. L’EMSA è stata storicamente la custode dei documenti HICS e il pacchetto della Quinta Edizione include la guida principale, le guide alla risposta agli incidenti, le schede d’azione (job action sheets) e i moduli associati. È possibile accedere ai materiali attuali tramite la pagina EMSA HICS all’indirizzo http://www.emsa.ca.gov/HICS — selezionare il link rosso “Click Here” in quella pagina per raggiungere l’area di download.

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Vale la pena notare che l’HICS non è l’unico quadro che gli ospedali possono incontrare. Il National Incident Management System (NIMS), gestito dalla FEMA, fornisce la dottrina generale a cui l’HICS si allinea, e gli standard di gestione delle emergenze della Joint Commission richiedono che gli ospedali utilizzino un approccio di comando degli incidenti.

L’HICS soddisfa entrambi poiché è costruito sugli stessi principi ICS. Per un inquadramento più ampio del quadro nazionale, consultare le risorse del FEMA National Incident Management System.

HICS per i piccoli ospedali

Uno dei problemi pratici più comuni nella preparazione ospedaliera è che l’intera struttura HICS presuppone una certa profondità di organico. Un grande centro medico accademico può disporre di personale dedicato alla gestione delle emergenze, di un dipartimento di sicurezza e di amministratori sufficienti per coprire ogni posizione ICS. Un ospedale di accesso critico (critical access hospital) nelle zone rurali del Nebraska o del Kansas può avere un unico gestore delle emergenze — o un coordinatore infermieristico che ricopra tale ruolo part-time — e non può possibly dotare di personale l’intero Staff di Comando e Staff Generale.

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Per questo motivo, il Center for Preparedness Education mantiene un set di adattamenti HICS per i piccoli ospedali. Questi materiali riconoscono che in una piccola struttura una sola persona può ricoprire più ruoli e che la struttura di comando dell’incidente deve essere semplificata senza perdere le funzioni essenziali.

Le risorse per i piccoli ospedali includono:

• Schede d’azione (Job Action Sheets) HICS per piccoli ospedali — versioni condensate delle schede d’azione standard che combinano o eliminano le posizioni che una piccola struttura non può coprire, preservando i punti decisionali critici.
• Organigramma IMT per piccoli ospedali — un organigramma semplificato del Team di Gestione degli Incidenti che mostra come un team snello possa coprire comando, operazioni, pianificazione, logistica e finanza con meno persone.
• Ausili operativi Med-Tech — guide di consultazione rapida per gli specialisti medico-tecnici, che in un piccolo ospedale possono essere gli stessi clinici che prestano assistenza ai pazienti.
• Ausili operativi per lo Staff di Comando — checklist pratiche per l’Incident Commander, il Public Information Officer, il Safety Officer e il Liaison Officer.
• Ausili operativi per lo Staff Generale — checklist per i capi delle sezioni Operazioni, Pianificazione, Logistica e Finanza/Amministrazione.

Il principio guida per i piccoli ospedali è la copertura funzionale rispetto alla fedeltà posizionale. Non è necessaria una persona con il titolo di “Capo sezione pianificazione” se la stessa persona può svolgere la funzione di pianificazione sotto un titolo diverso. Ciò che non si può saltare è la funzione stessa: qualcuno deve tenere traccia del piano d’azione dell’incidente, qualcuno deve gestire le risorse e qualcuno deve rendicontare i costi.

Come decidere quale struttura utilizzare

Quando si sceglie tra la struttura HICS completa e l’adattamento per piccoli ospedali, considerare questi criteri:

Fattore	Struttura HICS completa	Adattamento per piccoli ospedali
Profondità del personale	Personale sufficiente per ricoprire ruoli ICS distinti	Personale limitato; i ruoli devono essere combinati
Durata dell’evento	Incidenti prolungati che richiedono la rotazione dei turni	Eventi di breve durata o di un unico periodo operativo
Coordinamento esterno	Più agenzie, probabile comando unificato	Partner esterni limitati
Onere documentale	IAP completo, rapporti sulla situazione e moduli	Documentazione semplificata
Livello di formazione	Personale formato in specifiche posizioni ICS	Generalisti con formazione trasversale

Un’utile regola pratica: se è possibile assegnare personale alle posizioni e l’incidente durerà più di un periodo operativo, utilizzare la struttura completa. Se non è possibile, utilizzare l’adattamento, ma documentare quali funzioni vengono combinate e da chi, in modo che la responsabilità sia preservata.

Job Aids: trasformare il quadro in azione

I fogli d’azione (job action sheets) e gli aiuti al lavoro (job aids) sono gli strumenti che rendono l’HICS non più un semplice organigramma, ma uno strumento operativo. Un foglio d’azione elenca, in ordine approssimativamente cronologico, i compiti che una persona in una determinata posizione dovrebbe svolgere durante un incidente, dall’attivazione iniziale fino alla smobilitazione. Un aiuto al lavoro è un riferimento più breve, spesso di una pagina, che sintetizza le azioni e i promemoria più critici.

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Il Centro mantiene aiuti al lavoro suddivisi in tre ampie categorie:

• Command Staff — il Comandante dell’Incidente e gli ufficiali che lo supportano. Questi aiuti enfatizzano la valutazione iniziale, l’istituzione del comando, la definizione degli obiettivi e la comunicazione con l’apparato di risposta più ampio.
• General Staff — i capi sezione responsabili delle Operazioni (operazioni cliniche e di supporto), della Pianificazione (consapevolezza della situazione e piano d’azione dell’incidente), della Logistica (risorse e supporto) e delle Finanze/Amministrazione (monitoraggio dei costi e rimborsi).
• Med-Techs — specialisti medico-tecnici che forniscono competenze specifiche in materia. In un contesto ospedaliero, questi possono includere esperti di prevenzione delle infezioni, responsabili della radioprotezione, farmacisti e altri il cui sapere specialistico orienta le decisioni del comando.

Il consiglio pratico per l’uso degli aiuti al lavoro è di formarsi utilizzandoli, non limitandosi ad archiviarli. Un aiuto al lavoro che non è mai stato aperto durante un’esercitazione non verrà trovato durante un evento reale. Incorporateli in esercitazioni tabletop, simulazioni e revisioni post-azione (after-action reviews), affinché il personale sappia dove si trovano, cosa contengono e come utilizzarli sotto pressione.

Collegare l’HICS al ciclo di preparazione più ampio

L’HICS non esiste isolatamente. È una componente di un ciclo di preparazione continua che comprende la pianificazione, l’organizzazione, la formazione, l’equipaggiamento, l’esercitazione, la valutazione e l’adozione di azioni correttive. L’Homeland Security Exercise and Evaluation Program (HSEEP) fornisce la dottrina per la parte di esercitazione e valutazione di tale ciclo, e gli ospedali che utilizzano l’HICS dovrebbero allineare le proprie esercitazioni alla metodologia HSEEP.

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Per linee guida specifiche per l’assistenza sanitaria, l’Assistant Secretary for Preparedness and Response (ASPR) — ora parte dell’Administration for Strategic Preparedness and Response — ha pubblicato le Healthcare Preparedness Capabilities, che descrivono le capacità che gli ospedali e le coalizioni sanitarie dovrebbero sviluppare. L’HICS supporta direttamente diverse di queste capacità, in particolare quelle relative alla gestione degli incidenti, al surge (picco di afflusso) e alla consapevolezza situazionale. Le risorse di preparazione sanitaria ASPR sono un buon punto di partenza per allineare l’implementazione dell’HICS alle aspettative nazionali.

A livello regionale, le coalizioni sanitarie riuniscono ospedali, EMS, sanità pubblica e gestione delle emergenze per coordinare la preparazione in un’area geografica. L’HICS è il quadro operativo comune che consente a un ospedale di integrarsi nella risposta della coalizione. Quando una coalizione si attiva, gli ospedali membri che utilizzano l’HICS possono segnalare lo stato, richiedere risorse e coordinare il movimento dei pazienti utilizzando un vocabolario condiviso.

Formazione, esercitazioni e istruzione continua

I documenti da soli non creano la preparazione. Il Center for Preparedness Education abbina queste risorse ospedaliere a programmi di formazione, servizi di esercitazione e istruzione continua progettati per il personale sanitario e della sanità pubblica. L’offerta ha incluso simposi sulla preparazione e formazione sulle unità di biocontenimento, nonché corsi certificati FEMA come MGT 433, Isolation and Quarantine for Rural Communities, e MGT 432, Isolation and Quarantine for Rural Public Safety Personnel.

Questi corsi riflettono un tema ricorrente nella preparazione ospedaliera: gli eventi che mettono maggiormente a dura prova un ospedale sono spesso quelli che richiedono un coordinamento oltre le mura ospedaliere. L’isolamento e la quarantena, il surge di malattie infettive e gli incidenti con vittime di massa richiedono che gli ospedali collaborino perfettamente con la sanità pubblica, l’EMS e la gestione delle emergenze. La formazione che riunisce queste discipline — anziché formare ciascuna in isolamento — costruisce le relazioni che rendono efficace una risposta reale.

Per gli ospedali che stanno costruendo o aggiornando i propri programmi, una sequenza pratica è:

1. Adottare il framework. Conferma che la tua struttura utilizzi l’HICS e che il piano operativo di emergenza vi faccia riferimento.
2. Ridimensionare la struttura. Decidi quali posizioni puoi coprire e quali funzioni combinerai, utilizzando come guida gli adattamenti per i piccoli ospedali.
3. Distribuire e formare sugli ausili operativi. Metti le schede d’azione (job action sheets) e gli ausili operativi nelle mani delle persone che li utilizzeranno, ed esercitati con loro.
4. Testare il sistema. Esegui esercitazioni tabletop e funzionali che attivino l’HICS e mettano alla prova il coordinamento con i partner esterni.
5. Valutare e migliorare. Utilizza le revisioni post-azione (after-action reviews) e i piani di miglioramento per colmare le lacune riscontrate.

Domande su questi documenti

Il Center for Preparedness Education gestisce queste risorse ospedaliere e può rispondere a domande su come applicarle. Per domande sui documenti HICS, sugli adattamenti per i piccoli ospedali o sugli ausili operativi, contatta Center for Preparedness Education Coverage Team.

Il Centro si trova presso il Nebraska Medical Center, Omaha, NE 68198-4320, ed è raggiungibile telefonicamente o via e-mail.

Domande frequenti

Che cos’è l’Hospital Incident Command System (HICS)?

HICS è un framework standardizzato di gestione degli incidenti progettato specificamente per ospedali e organizzazioni sanitarie. Adatta l’Incident Command System più ampio alle realtà cliniche e amministrative di un ospedale, fornendo alle strutture una struttura organizzativa comune, una terminologia comune e un modo scalabile per gestire emergenze di qualsiasi dimensione.

Chi gestisce e pubblica i materiali HICS?

La California Emergency Medical Services Authority (EMSA) ha storicamente gestito e pubblicato i documenti HICS. La quinta edizione dei materiali HICS è stata ufficialmente rilasciata dall’EMSA il 30 maggio 2014 ed è accessibile tramite la pagina HICS dell’EMSA.

In cosa differisce l’HICS per gli ospedali piccoli o rurali?

Gli ospedali piccoli e rurali spesso non possono coprire l’intera struttura ICS, pertanto il Center for Preparedness Education gestisce schede d’azione adattate, un organigramma semplificato del Team di Gestione degli Incidenti e ausili operativi per il personale di comando, il personale generale e gli specialisti medico-tecnici. L’obiettivo è preservare le funzioni essenziali combinando o eliminando le posizioni che una piccola struttura non può coprire.

Cosa sono le schede d’azione e gli ausili operativi, e come dovremmo usarli?

Le schede d’azione (job action sheets) elencano i compiti che una persona in una determinata posizione ICS deve svolgere durante un incidente, mentre gli ausili operativi (job aids) sono strumenti di riferimento rapido più brevi. Dovrebbero essere distribuiti alle persone che li utilizzeranno e testati durante simulazioni ed esercitazioni — non semplicemente archiviati — in modo che il personale possa trovarli e applicarli sotto pressione.

In che modo l’HICS si relaziona al NIMS e ad altri framework nazionali?

L’HICS si basa sugli stessi principi dell’Incident Command System che sostengono il National Incident Management System (NIMS) gestito dalla FEMA. Questo allineamento significa che gli ospedali che utilizzano l’HICS possono coordinarsi senza problemi con i partner EMS, i vigili del fuoco, la sanità pubblica e i responsabili della gestione delle emergenze che operano secondo il NIMS.

Dove posso ottenere aiuto per applicare queste risorse nella mia struttura?

Il Center for Preparedness Education gestisce questi documenti e può rispondere a domande sulla loro applicazione. Contatta Center for Preparedness Education Coverage Team per domande sui documenti HICS, sugli adattamenti per i piccoli ospedali o sugli ausili operativi.