Ressources hospitalières

Pourquoi les ressources hospitalières sont importantes dans la préparation à tous les risques

Les hôpitaux occupent une position unique en cas de catastrophe ou d’urgence de santé publique. Ils sont à la fois la destination des malades et des blessés, une source potentielle de demande croissante et — lors d’événements tels que des épidémies de maladies infectieuses ou des incidents faisant de nombreuses victimes — une ressource qui peut elle-même être submergée. Pour les coordonnateurs de la préparation, les gestionnaires des situations d’urgence et les professionnels de la santé publique, disposer des bons documents de référence n’est pas une subtilité bureaucratique ; c’est la différence entre une réponse coordonnée et une réponse chaotique.

Cette page rassemble les ressources de base axées sur les hôpitaux que le Center for Preparedness Education recommande et maintient. Elle se concentre sur le Hospital Incident Command System (HICS) — le cadre que la plupart des hôpitaux américains utilisent pour organiser leur réponse d’urgence — ainsi que sur des adaptations pour les installations plus petites et sur les outils de travail qui rendent le système utilisable en temps réel.

Points clés à retenir

• Le HICS est l’adaptation spécifique aux hôpitaux du Incident Command System (ICS), et il constitue l’épine dorsale de la gestion des urgences hospitalières aux États-Unis.
• La cinquième édition du HICS a été publiée par la California Emergency Medical Services Authority (EMSA) le 30 mai 2014 et reste une référence largement utilisée pour le commandement des incidents hospitaliers.
• Les hôpitaux de petite taille et ruraux ne peuvent souvent pas doter une structure ICS complète ; c’est pourquoi des fiches d’action réduites et un organigramme IMT simplifié sont des outils essentiels.
• Les outils de travail destinés au personnel de commandement, au personnel général et aux spécialistes médico-techniques traduisent le cadre en listes de contrôle exploitables lors d’un incident.
• Le Center for Preparedness Education maintient ces documents et peut répondre aux questions sur la manière de les appliquer dans votre établissement.

Comprendre le HICS et sa place dans la gestion des urgences hospitalières

Le Hospital Incident Command System est un cadre standardisé de gestion des incidents tous risques, conçu spécifiquement pour l’environnement des soins de santé. Il adapte le Incident Command System (ICS) plus large — le système de gestion utilisé par les pompiers, les services EMS, les forces de l’ordre et la santé publique — aux réalités d’un hôpital : priorités cliniques, continuité des soins aux patients, obligations réglementaires et nécessité de se coordonner avec des agences externes telles que les services de gestion des urgences et de santé publique.

Le HICS donne aux hôpitaux un langage commun et un organigramme commun. Lorsqu’un hôpital active le HICS, il établit une structure de commandement définie avec un commandant d’incident, un personnel de commandement (officier d’information publique, agent de sécurité, officier de liaison et souvent un spécialiste médical/technique) et un personnel général organisé en sections opérations, planification, logistique et finances/administration. Cette structure s’adapte à la hausse ou à la baisse selon la taille et la durée de l’événement.

La valeur du HICS ne réside pas dans la paperasse, mais dans la prévisibilité. Lorsqu’un incident faisant de nombreuses victimes, une fuite de matières dangereuses ou une nouvelle maladie infectieuse arrive aux portes du service d’urgence, le personnel formé au HICS sait déjà qui est responsable, comment circulent les informations et comment les ressources sont demandées. Cette familiarité réduit la charge cognitive pendant les moments les plus stressants d’une intervention.

Le cadre est maintenu et révisé périodiquement. La cinquième édition des documents HICS a été officiellement publiée par la California Emergency Medical Services Authority (EMSA) le 30 mai 2014.

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L’EMSA a historiquement été le gardien des documents HICS, et le dossier de la cinquième édition comprend les orientations de base, les guides de réponse aux incidents, les fiches d’action et les formulaires associés. Vous pouvez accéder aux documents actuels via la page EMSA HICS à l’adresse http://www.emsa.ca.gov/HICS — sélectionnez le lien rouge « Click Here » sur cette page pour accéder à la zone de téléchargement.

Il convient de noter que le HICS n’est pas le seul cadre auquel les hôpitaux peuvent être confrontés. Le National Incident Management System (NIMS), géré par la FEMA, fournit la doctrine globale sur laquelle le HICS s’aligne, et les normes de gestion des urgences de la Joint Commission exigent que les hôpitaux utilisent une approche de commandement d’incident.

Le HICS satisfait aux deux car il repose sur les mêmes principes ICS. Pour un ancrage plus large dans le cadre national, consultez les ressources du FEMA National Incident Management System.

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HICS pour les petits hôpitaux

L’un des problèmes pratiques les plus courants en matière de préparation hospitalière est que la structure complète du HICS suppose un certain niveau d’effectifs. Un grand centre médical universitaire peut disposer d’un personnel dédié à la gestion des urgences, d’un service de sécurité et de suffisamment d’administrateurs pour occuper chaque poste ICS. Un hôpital à accès critique dans une région rurale du Nebraska ou du Kansas peut n’avoir qu’un seul responsable des urgences — ou un cadre infirmier assumant ce rôle à temps partiel — et ne peut possibly pas doter un personnel de commandement et un personnel général complets.

C’est pourquoi le Center for Preparedness Education maintient un ensemble d’adaptations HICS pour les petits hôpitaux. Ces documents reconnaissent que dans un petit établissement, une personne peut assumer plusieurs rôles et que la structure de commandement d’incident doit être simplifiée sans perdre les fonctions essentielles.

Les ressources pour les petits hôpitaux comprennent :

• Fiches d’action HICS pour les petits hôpitaux — versions condensées des fiches d’action standard qui combinent ou éliminent les postes qu’un petit établissement ne peut pourvoir, tout en préservant les points de décision critiques.
• Organigramme IMT pour petit hôpital — un organigramme simplifié de l’équipe de gestion des incidents qui montre comment une équipe réduite peut couvrir le commandement, les opérations, la planification, la logistique et les finances avec moins de personnel.
• Outils de travail Med-Techs — aides de référence rapide pour les spécialistes médico-techniques, qui, dans un petit hôpital, peuvent être les mêmes cliniciens qui prodiguent des soins aux patients.
• Outils de travail du personnel de commandement — listes de contrôle pratiques pour le commandant d’incident, l’officier d’information publique, l’agent de sécurité et l’officier de liaison.
• Outils de travail du personnel général — listes de contrôle pour les chefs de section des opérations, de la planification, de la logistique et des finances/administration.

Le principe directeur pour les petits hôpitaux est la couverture fonctionnelle plutôt que la fidélité positionnelle. Vous n’avez pas besoin d’une personne portant le titre de « Chef de section planification » si la même personne peut exercer la fonction de planification sous un titre différent. Ce que vous ne pouvez pas ignorer, c’est la fonction elle-même : quelqu’un doit suivre le plan d’action d’incident, quelqu’un doit gérer les ressources et quelqu’un doit rendre compte des coûts.

Comment décider quelle structure utiliser

Lorsque vous choisissez entre la structure HICS complète et une adaptation pour petit hôpital, tenez compte de ces critères :

Facteur	Structure HICS complète	Adaptation pour petit hôpital
Profondeur des effectifs	Assez de personnel pour remplir des rôles ICS distincts	Personnel limité ; les rôles doivent être combinés
Durée de l’événement	Incidents prolongés nécessitant une rotation des équipes	Événements de courte durée ou à période opérationnelle unique
Coordination externe	Plusieurs agences, commandement unifié probable	Partenaires externes limités
Charge de documentation	PAI complet, rapports de situation et formulaires	Documentation simplifiée
Niveau de formation	Personnel formé aux postes spécifiques de l’ICS	Généralistes polyvalents

Une règle empirique utile : si vous pouvez pourvoir les postes et que l’incident s’étendra sur plus d’une période opérationnelle, utilisez la structure complète. Si vous ne pouvez pas, utilisez l’adaptation — mais documentez quelles fonctions sont combinées et par qui, afin que la responsabilité soit préservée.

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Outils de travail : transformer le cadre en action

Les fiches d’action et les outils de travail sont les éléments grâce auxquels le HICS cesse d’être un organigramme pour devenir un outil. Une fiche d’action répertorie, dans un ordre approximativement chronologique, les tâches qu’une personne occupant un poste donné doit effectuer lors d’un incident — de l’activation initiale jusqu’à la démobilisation. Un outil de travail (ou aide-mémoire) est une référence plus courte, souvent d’une page, qui synthétise les actions et les rappels les plus critiques.

Le Centre propose des outils de travail dans trois grandes catégories :

• État-major de commandement — le commandant d’incident et les officiers qui le soutiennent. Ces outils mettent l’accent sur l’évaluation initiale, l’établissement du commandement, la définition des objectifs et la communication avec l’ensemble du dispositif d’intervention.
• État-major général — les chefs de section responsables des Opérations (opérations cliniques et de soutien), de la Planification (conscience situationnelle et plan d’action d’incident), de la Logistique (ressources et soutien) et des Finances/Administration (suivi des coûts et remboursements).
• Med-Techs — spécialistes médico-techniques qui fournissent une expertise métier. En milieu hospitalier, il peut s’agir de spécialistes de la prévention des infections, d’agents de radioprotection, de pharmaciens et d’autres personnes dont les connaissances spécialisées éclairent les décisions du commandement.

Le conseil pratique pour utiliser les outils de travail est de s’entraîner avec eux, et non de simplement les classer. Un outil de travail qui n’a jamais été ouvert lors d’un exercice ne sera pas trouvé lors d’un événement réel. Intégrez-les dans des exercices sur table, des simulations et des revues après action afin que le personnel sache où ils se trouvent, ce qu’ils contiennent et comment les utiliser sous pression.

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Connecter le HICS au cycle de préparation plus large

Le HICS n’existe pas de manière isolée. Il est l’une des composantes d’un cycle continu de préparation qui comprend la planification, l’organisation, la formation, l’équipement, les exercices, l’évaluation et la prise de mesures correctives. Le Homeland Security Exercise and Evaluation Program (HSEEP) fournit la doctrine pour la partie exercice et évaluation de ce cycle, et les hôpitaux qui utilisent le HICS devraient aligner leurs exercices sur la méthodologie HSEEP.

Pour des conseils spécifiques aux soins de santé, l’Assistant Secretary for Preparedness and Response (ASPR) — désormais partie de l’Administration for Strategic Preparedness and Response — a publié les Healthcare Preparedness Capabilities, qui décrivent les capacités que les hôpitaux et les coalitions de soins de santé devraient développer. Le HICS soutient directement plusieurs de ces capacités, particulièrement celles liées à la gestion d’incident, à la gestion des surtensions (surge) et à la conscience situationnelle. Les ressources de préparation aux soins de santé de l’ASPR constituent un bon point de départ pour aligner votre mise en œuvre du HICS sur les attentes nationales.

Au niveau régional, les coalitions de soins de santé rassemblent les hôpitaux, les services de secours (EMS), la santé publique et la gestion des urgences pour coordonner la préparation sur une zone géographique. Le HICS est le cadre opérationnel commun qui permet à un hôpital de s’intégrer à la réponse de la coalition. Lorsqu’une coalition s’active, les hôpitaux membres utilisant le HICS peuvent signaler leur état, demander des ressources et coordonner le mouvement des patients à l’aide d’un vocabulaire partagé.

Formation, exercices et formation continue

Les documents seuls ne créent pas la préparation. Le Center for Preparedness Education associe ces ressources hospitalières à des programmes de formation, des services d’exercices et une formation continue conçus pour le personnel de santé et de santé publique. Les offres ont inclus des symposiums de préparation et des formations sur les unités de bioconfinement, ainsi que des cours certifiés FEMA tels que MGT 433, Isolation and Quarantine for Rural Communities, et MGT 432, Isolation and Quarantine for Rural Public Safety Personnel.

Ces cours reflètent un thème récurrent dans la préparation hospitalière : les événements qui mettent le plus un hôpital à l’épreuve sont souvent ceux qui nécessitent une coordination au-delà des murs de l’établissement. L’isolement et la quarantaine, la recrudescence de maladies infectieuses et les incidents à victimes multiples exigent tous que les hôpitaux travaillent en parfaite harmonie avec la santé publique, les services de secours et la gestion des urgences. Une formation qui rassemble ces disciplines — plutôt que de former chacune d’elles de manière isolée — renforce les relations qui rendent une réponse réelle efficace.

Pour les hôpitaux qui créent ou actualisent leurs programmes, une séquence pratique est la suivante :

1. Adoptez le cadre. Confirmez que votre établissement utilise le HICS et que votre plan d’opérations d’urgence y fait référence.
2. Redimensionnez la structure. Décidez quels postes vous pouvez pourvoir et quelles fonctions vous combinerez, en vous servant des adaptations pour les petits hôpitaux comme guide.
3. Distribuez et formez sur les outils d’aide au travail. Remettez les fiches d’action et les outils d’aide au travail entre les mains des personnes qui les utiliseront, et entraînez-vous avec elles.
4. Exercez le système. Réalisez des exercices théoriques et fonctionnels qui activent le HICS et mettent à l’épreuve la coordination avec les partenaires externes.
5. Évaluez et améliorez. Utilisez des revues après action et des plans d’amélioration pour combler les lacunes que vous constatez.

Questions sur ces documents

Le Center for Preparedness Education gère ces ressources hospitalières et peut répondre aux questions sur la manière de les appliquer. Pour toute question sur les documents HICS, les adaptations pour les petits hôpitaux ou les outils d’aide au travail, contactez Center for Preparedness Education Coverage Team.

Le Centre est situé au Nebraska Medical Center, Omaha, NE 68198-4320, et peut être joint.

Questions fréquemment posées

Qu’est-ce que le Hospital Incident Command System (HICS) ?

Le HICS est un cadre standardisé de gestion des incidents conçu spécifiquement pour les hôpitaux et les organisations de santé. Il adapte le système de commandement des incidents (ICS) plus large aux réalités cliniques et administratives d’un hôpital, en dotant les établissements d’une structure organisationnelle commune, d’une terminologie commune et d’un moyen évolutif de gérer les urgences de toute taille.

Qui gère et diffuse les documents HICS ?

La California Emergency Medical Services Authority (EMSA) a historiquement géré et publié les documents HICS. La cinquième édition des documents HICS a été officiellement publiée par l’EMSA le 30 mai 2014 et est accessible via la page EMSA HICS.

En quoi le HICS est-il différent pour les hôpitaux de petite taille ou ruraux ?

Les hôpitaux de petite taille et ruraux ne peuvent souvent pas pourvoir l’ensemble d’une structure ICS, c’est pourquoi le Center for Preparedness Education maintient des fiches d’action adaptées, un organigramme simplifié de l’équipe de gestion des incidents et des outils d’aide au travail pour le personnel de commandement, le personnel général et les spécialistes médico-techniques. L’objectif est de préserver les fonctions essentielles tout en regroupant ou en éliminant des postes qu’un petit établissement ne peut pas pourvoir.

Que sont les fiches d’action et les outils d’aide au travail, et comment devrions-nous les utiliser ?

Les fiches d’action répertorient les tâches qu’une personne occupant un poste ICS donné doit effectuer lors d’un incident, tandis que les outils d’aide au travail sont des outils de référence rapide plus courts. Ils doivent être distribués aux personnes qui les utiliseront et mis en pratique lors de simulations et d’exercices — et non simplement classés — afin que le personnel puisse les trouver et les appliquer sous pression.

Quel est le lien entre le HICS, le NIMS et d’autres cadres nationaux ?

Le HICS est construit sur les mêmes principes du système de commandement des incidents qui sous-tendent le National Incident Management System (NIMS) géré par la FEMA. Cet alignement signifie que les hôpitaux utilisant le HICS peuvent se coordonner sans heurts avec les partenaires des services d’urgence (EMS), des pompiers, de la santé publique et de la gestion des urgences qui opèrent sous le NIMS.

Où puis-je obtenir de l’aide pour appliquer ces ressources dans mon établissement ?

Le Center for Preparedness Education gère ces documents et peut répondre aux questions sur leur application. Contactez Center for Preparedness Education Coverage Team pour toute question sur les documents HICS, les adaptations pour les petits hôpitaux ou les outils d’aide au travail.